数据服务是指根据客户方需求,将纸质等非电子数据信息,通过人工著录、扫描、拍照等手段,转换成为计算机所识别的数字信息,并存储于计算机之中的过程。根据数据的类型不同其操作的方式、难易程度也不全相同。大致包括以下几种类型:业务数据类型、档案数据类型、实体数据类型。

业务数据类型,是指现有业务系统(如办公系统等)所需的数据,其数据结构组成各不相同,所记录的业务信息业完全不同,工作人员需要详细的了解该业务数据的组成结构,多数情况下采用以条目为单位,以打字录入的方式进行数据采集,除非有特殊要求才进行原文扫描。

档案数据类型,是指按照国家档案局的规定,进行保管期限鉴定、编码、组织装订等操作,同时赋予其保密安全级别。档案数据类型其组成方式较为规范,在数据采集过程中,要求工作人员具备一定的档案专业知识。多数情况下,其数据采集工作包括档案条目的著录和档案原件的扫描,并且在条目著录和原文扫描工作结束时,要将条目数据与原文数据进行一一匹配(简称“数据挂接”)。另外,针对档案的数字化工作,要按照国家标准来进行,具体标准号为DA/T 31—2005。

实体数据类型,是指那些客观实在的物体,需要通专门的硬件设备进行采集,多数情况下采用拍照的方式进行采集。

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