档案数字化加工

档案扫描服务（也称为档案数字化加工服务或档案影像化加工服务等）是近几年才兴起的一项服务形式。以传统纸张为载体的保存方式，占据了大量的空间，需要特殊的环境，而且不方便查询，随着时间的推移，还面临着腐蚀、老化等问题。而将纸介质文件信息进行电子化处理，保存到光盘上，具有存储、管理、共享等功能，还可以减少文件库房占地，节省保管设备和人员方面开支，又方便统计和进行远程查询。因此，将档案、期刊、文件等资料通过扫描仪，扫描成图像文件，再通过处理转换成电子文档，建立目录和索引，制作成电子文件，已是当务之急。 档案扫描融合了档案扫描、OCR识别和文档管理等技术，可以将数以万计的纸介质的文档、档案、书本杂志等快速、自动地转换成电子化（数字化）文本、影像，并实现信息高速检索。整个档案扫描工作一般包括这几个环节：

◆文档扫描
　　批量的把纸介质的文档、档案、书本杂志等用扫描仪进行扫描。
◆图像处理
　　对图像进行去歪斜，黑点、黑边等操作。
◆提取有效信息
　　对图像中有用的信息进行提取（利用OCR技术），有用的信息我们一般称之为关键字或索引值（如一份保险单中，受益人的姓名，身份证号都是关键字），这些关键字在查询时输入，极方便的查询出这份保险单。  
◆管理和利用
　　通常档案扫描的最后一个环节是管理这些扫描后的电子化文件，如“文档管理系统”、“知识管理系统”，就属于这类型的管理软件。通过对这些电子化文件的管理，查询利用就非常的方便了。

　12月23日，国家档案局局长李明华在此间召开的全国档案局长馆长会议上介绍，为适应大数据时代的要求，我国档案信息化建设全面提速，2016年在档案“存量数字化、增量电子化”方面取得新成果，下一步将积极推进数字档案馆（室）建设，着力提升档案信息化应用层次。 李明华介绍，作为推动档案信息化建设的重要抓手，2016年国家档案局着力推动全国数字档案馆建设，完成上海市徐汇区等4家全国示范数字档案馆系统测试工作；天津、山西、内蒙古、吉林、江苏、浙江、广东、陕西以及沈阳、南京等地正在积极推动本地区数字档案馆（室）建设。2017年将继续推进国家级数字档案馆（室）示范点建设，“各地区各部门要依据数字档案馆（室）的建设标准推动本地区本系统数字档案馆（室）建设，做到门槛不降低、标准不走样，让建设成果经得起实践和时间的检验。” 在档案“存量数字化”方面，李明华说，中国第二历史档案馆以及辽宁、安徽、福建、山东、南京等省市档案馆全年档案数字化量均超1000万画幅。国家电力投资集团完成公司所有纸质档案数字化工作。在“增量电子化”方面，国家档案局发布了《电子文件归档与电子档案管理规范》。企业电子文件归档和电子档案管理工作已纳入国家《电子商务“十三五”发展规划》和《促进电子商务发展三年行动实施方案（2016—2018）》。地方上，浙江建立了“一键归档、单套保存、一站查询”的行政审批电子文件归档管理模式；湖北率先在省直机关实现电子文件在线归档工作。 此外，国家档案局今年还实施了“全国档案业务管理系统（一期）”建设，初步实现副省级市以上档案部门档案工作网上协同功能。 李明华要求，下一步，要着力提升档案信息化应用层次，坚持从档案资源入手，抓住关键，精准发力，逐步解决档案数字化率偏低、信息共享度较差等问题，同时要解决好跨门类、跨领域、跨地域档案资源的整合问题，开展“全国档案业务管理系统（二期）”建设，积极研究和探索国家信息化建设过程中相关技术标准在档案行业的应用，“打破档案信息孤岛，不断丰富档案信息化内涵”。

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