退休人员档案是企业劳动、组织、人事等部门在招用、调配、培训、考核、选拔和任用等工作中形成的有关个人经历、政治思想、职业技能、业务技术水平、工资水平、工作表现、工作变动以及参加社会保险等方面组成的文件材料，是历史地、全面地、真实地反映退休人员情况的重要依据，是国家档案的组成部分。
档案管理依据：《中华人民共和国档案法》和《湖北省参保企业退休人员档案管理实施办法》（鄂劳社发[2007]47号文件）。
一、档案管理主体
省级养老保险经办机构负责省本级统筹退休人员档案的管理。各市、州、县(市)养老保险经办机构负责本统筹地区退休人员档案的管理。（由于养老保险它不是属地管理原则，所以在宜许多企业的退休人员档案也就不在本地管理，如葛洲坝、电力、电信、银行等都在省里管理。）
县(市)以上各级党委管理的企业领导干部退休后，其档案按企业领导干部管理权限由相关部门负责管理。（副县级以上企业领导干部档案有一部分在组织部，一部分在国资委，一部分在老干局管理。）
机关、事业退休人员档案由各部门自行保管，事业单位转企业后交由本中心托管。（2009年中心集中接收事业单位转企业退休人员档案237份，其他每月新增的由退管科接收。）
各级各类退休人员档案管理机构应接受同级档案行政管理部门及上级业务主管部门的管理、监督和指导。
截止到2011年11月，本中心共管理退休人员档案70662份，其中死亡退休人员档案5716份，机关事业转企业退休人员档案237份。
二、档案管理的条件
根据《湖北省参保企业退休人员管理办法》的规定，应具备四个方面条件：
（一）应该按照每千卷档案不少于10平方米、每万卷档案1人的标准，规划、建设退休人员档案管理场所和配备专(兼)工作人员。
（二）档案管理场所应分设有档案库房、阅档室和管理办公室，使用标准档案柜或密集架保管，配备计算机等档案信息处理与数据传送设备。
（三）档案库房必须采取有效的防火、防盗、防潮、防强光、防有害生物等安全措施，保持适宜的温度和湿度(温度以14℃-24℃为宜，相对湿度以45-65%为宜)。库房内应挂贴禁用标识，严禁吸烟和使用明火，不得存放易燃、易爆和其他无关物品。
（四）退休人员档案日常管理费用按每卷每年不低于30元的标准在“企业退休人员社会化管理服务费”中列支。（如果能够按此标准拨付，2012年财政应拨付210万元左右经费。）
三、管理机构和人员职责
退休人员档案管理机构履行以下职责：
(一)执行《中华人民共和国档案法》等有关档案管理的法规和制度，建立并执行档案管理规章制度；做好档案保管的安全、保密、保护工作。
(二)接收、保管企业或有关单位移交的退休人员档案；
(三)制作、维护退休人员的电子档案和信息库：
(四)办理退休人员档案的咨询、查阅和转递手续；
(五)为有关部门提供档案管理的相关数据：
(六)办理其它涉及档案的有关事项。
从事退休人员档案管理的工作人员应按规定参加岗前培训考核并持证上岗。
档案管理工作人员履行以下岗位职责：
(一)遵守执行有关档案管理的法规和制度，做好档案保管的安全、保密、保护工作。
(二)钻研档案管理业务，提高管理与服务水平，防止档案损失，延长档案寿命。
(三)经办档案保管、交接、转移和利用业务，完成经办业务登记和记录。
(四)不定期检查档案，发现问题及时向领导汇报，采取补救措施，确保档案的完整无损。
(五)及时、准确地统计档案收进、移出、利用等情况。
(六)离开档案管理岗位时，按规定做好档案移交工作。
四、岗位设置
目前档案管理岗位设立待遇申报岗和档案查询岗。待遇申报即退休人员死亡后丧葬抚恤费、遗属生活困难补助费以及工伤转退休的办理，它由刘厚权同志负责；档案查询岗即档案咨询、查询服务、接收编码上架，它由闫静和喻云飞同志负责。它与退休人员本人及亲属、公安局派出所、司法公证处、民政局优抚科、房管局产权中心、局军转办、养老科、结算中心、医保处、工伤科、计生办、街道社区时时相连。
五、档案材料的整理
退休人员档案移交前，由原单位或托管单位负责按照《宜昌市参保退休人员档案整理规定》（附件1）的要求，鉴别、整理档案材料及装订归档。
归档材料须是蓝墨水、黑墨水或墨汁书写或铅印、胶印、油印的原件，除电传材料可用复印件(附原件并盖骑缝印)存档外，其它材料均不得用复印件存档。
退休人员原单位或托管单位应对退休人员档案的真实、完整、规范性负责，保证归档材料符合认定要求，标明材料形成日期。档案材料不全的，应注明所缺材料的类别和原因。
归档材料应按类、件、形成日期的顺序编号并装订后，以统一监制的标准档案盒(袋)建立退休人员个人档案卷宗，并在卷宗封面粘贴《宜昌市退休人员档案要件登记表》（附件2）。
不属于归档内容的档案材料，应退还给退休人员本人。不便退还的档案材料，经组织或本人同意，可登记造册后销毁。
六、档案的移交和接收
参保企业在职人员和灵活就业人员经批准退休后，其原单位或档案托管机构应按统筹关系及时联系养老保险经办机构，在退休审批后的当日或当年内办理完退休人员档案移交手续。
退休人员原单位或档案托管机构移交退休人员档案时，应填报《宜昌市参保退休人员档案移交表》（附件3），移交的档案应符合有关规定，委派工作人员移送档案卷宗到退休人员档案管理机构，并协助办理移交和接收手续。
接收档案时，应逐卷核对《宜昌市退休人员档案要件登记表》（附件2）的记载与移交的档案材料是否一致，逐卷检查档案材料及装订归档是否符合要求。不合要求的，应责成移交单位重新整理后再移交。
经核对、检查无误的档案卷宗，由档案管理机构的经办人员在《宜昌市退休人员档案移交表》（附件3）上签字(盖章)确认后接收。（这里主要有个责任界限，当退休人员需要档案材料的，有或没有能说清楚。）
七、档案的保管和保密
（一）建立、完善和执行档案管理各项制度，努力改善档案保管的物质和技术条件，确保退休人员档案安全。（本中心建立有《档案管理制度》，有兴趣会后可以传阅。）
（二）保管的档案要科学编码、合理摆放，既要保证档案安全，又要便于档案的管理和利用。
（三）要定期检查所管档案，发现档案损毁、丢失或被盗，应立即向主管部门汇报，并积极采取补救措施，挽回、减少档案损失。
（四）采用现代信息处理技术，建立和完善所管档案的信息管理系统，保持档案基本信息库与退休人员社会化管理信息数据库的内容一致。
（五）定期维护纸介质档案的电子版和备份，保持其与纸介质档案的内容一致。电子版档案与备份应由不同的工作人员分开保管。经同级劳动和社会保障行政部门核准，电子版档案可以作为恢复纸介质档案的依据。（这是我们今后的努力方向）
（六）退休人员已故去的纸介质档案至少保存5周年、电子版档案至少保存10周年。超过保存期限后，经组织同意并登记造册后销毁。对国家和企业有特殊贡献的英模人物档案，按有关规定向有权接收的同级国家档案馆移交。（我们目前没有建立电子版档案，所以纸介质档案已故去的退休人员保存10年。）
（七）档案管理工作人员必须严格遵守《保密法》的各项规定，牢固树立保密观念，严格执行各项保密规定。
（八）被托管档案的人员不得查阅本人档案，因特殊情况需了解和索取被托管者档案相关资料的，可凭索取档案资料的单位介绍信（或查询函）进行查阅，并由档案管理人员查阅后出具相关证明材料，加盖公章。
（九）个人因特殊工种、年龄事宜需重新认定的，必须由档案管理人员亲自将档案资料送相关部门核定。
（十）查阅档案资料均在阅档室进行，除档案管理人员外，其他人员不得进入档案库房，以增加档案的保密程度。
（十一）所有档案的收发、转递、保管均由专人负责，档案在传递中应封口并加盖密封章。
（十二）禁止出卖档案和个人档案资料，对造成失密、泄密、丢失和损坏档案者，应予查处。
八、档案的利用和工作流程
(一)档案利用要求
有关单位经办人员要求查阅退休人员档案，应凭单位介绍信和本人工作证，填写《档案查阅登记表》（附件4），经档案管理机构负责人批准后，由经办人员协助在阅档室内查阅。（此条中将个人查阅档案条件、要求表述清楚，只能查哪些，不能查哪些。）
退休人员档案一般不准借出，特殊情况应由档案管理机构负责人批准，履行登记与核对手续后借出并限期归还。经办人员应及时核对归还的档案，如发现问题应立即报告，并责成借阅人恢复档案原貌直至追究其责任。
抄录和复制档案材料，应经档案管理机构负责人批准，由经办人员核实无误并加盖有“经核实与原件相符”字样的档案证明专用章后，与档案材料原件同效。
(二)利用内容：
1、办理死亡退休人员的丧葬抚恤费和遗属困难生活补助费。工作流程：先查询死者的档案是否在本中心托管，已托管的收取相关资料，没有托管的也要作好记录，即死者的姓名、身份证号码、死亡日期、是土葬还是火化、退休前的单位、联系电话等内容后，再告知资格认证科、企业待遇科停发养老金。
死者无供养遗属的需提供以下资料：⑴火化证原件；⑵火化费用发票原件；⑶退休证原件和复印件；⑷死者户口和身份证复印件；⑸医学死亡证明复印件；⑹办理人的联系电话。
死者有供养遗属的除了提供和无供养遗属相同的证件外，还需提供以下资料：供养遗属的一寸免冠登记照两张、户口簿、身份证、户口所在地社区证明（内容包括遗属姓名、年龄、住址、与死者的关系、有无收入来源、是否享受低保）、户口在异地的需要到当地社保局开具是否享受养老金的证明。⑴和死者是夫妻关系的（其遗属在死者死亡当月女年满50周岁，男年满60周岁）需提供结婚证原件和复印件核对无误后留下复印件。 ⑵和死者是父子、父女或母子、母女关系的：需供养遗属提供身份证和户口簿原件及复印件。在校学生需学校提供在校学生的证明残疾人需有当地劳动部门提供的完全丧失劳动能力的医学鉴定证明。
3、办理工伤转退休。工作流程：每年年初到局工伤科打印当年工伤转退休的人员名单，将档案抽出，电话通知本人按月前来申请退休，需要携带身份证和户口复印件、一寸登记照两张等材料，填写《退休人员审批表》（一式四份），本人签字；中心工作人员携带档案与所有的材料到局养老科审批；再到医保处修改状态；最后到处企业待遇科进行待遇的计算，将所办的材料放入档案，填写《宜昌市退休人员档案移交表》（附件3），编号上架即可。
4、办理复查工龄，并做好结果反馈及相关解释工作。工作流程：
接待来访人员，倾听所反映的问题，要求提交一份书面材料，工作人员进行登记，并将材料放入档案中；每月中心工作人员携带档案到局养老科进行复查，并记录复查结果；整理复查结果，通过电话将结果告知来访人员。
5、办理更改户籍信息查询档案。
工作流程：这个比较简单，来访人员出示《退休证》，提供社区证明并有社区民警签章，即可复印档案相关材料。
6、办理经济房及拆迁房事宜查询档案。工作流程：凭公证处开具的《查询函》复印档案中亲属关系、退休审批表等材料。
7、提供退休人员子女入党、参军政审材料。每年5月至6月是高峰期。工作流程：上门政审的凭《介绍信》出具证明材料；来函政审的根据函件要求弄好后发函给对方。
8、申报退休人员退休前取得的正、副高级技术职称待遇审批工作。工作流程：凭《退休证》和《职称证书》原件，收取复印件各一份，填写《退休前被评为正（副）高职高级专业技术职称人员调整待遇申报表》（附件5）一式三份，每月25日将资料报局养老科进行审批并收取一份表格，其中一份交到处企业待遇审核科进行待遇调整次月享受，一份由中心存档。
9、特殊情况特殊政策，如半工半读、民办教师、赤脚医生、幼教等。工作流程：根据相关政策，重新审核这部分人员档案由局养老科进行审核，再将更改后的《企业退休人员审批表》交处企业待遇审核可进行待遇计算。
10、提供退休人员落实军转干部级别待遇材料。工作流程：军转干部办公室来人，协助查询，抽取所需查询退休人员的档案；退休人员来访，登记后每月集中送到局养老保险科进行审核，重新认定后填写《企业退休人员军转干部认定表》（附件6）（一式三份），再交到处企业待遇科进行待遇调整。
11、提供办理计划生育奖励的退休人员材料。工作流程：凭《退休证》复印档案中《退休人员审批表》及《解除劳动合同书》。
12、提供退休人员补办《退休证》材料。工作流程：退休人员需携带本人身份证，复印《企业退休审批表》并盖章，再带近期登记照一张到局养老科进行补办。
13、为退休人员医疗清算提供材料。工作流程：退休人员补交医疗保险的，需携带本人身份证，复印《企业退休审批表》并盖章，再到医保处办理医疗清算手续。
14、协助相关部门，如民政局、医保处、教委、公证处等单位查询档案。有的单位出台政策，退休人员退休后可以一次性补缴医并享受医保待遇，需要我们提供《企业退休人员审批表》复印办理补保手续；教育、卫生等部门为民办教师，赤脚医生、幼教等人员认定工龄也要查询档案。
15、其他临时性的问题。这几年国家出台政策最多的几年，特别是有关退休人员的待遇问题，根据档案管理的法律法规，坚持有单位查询原则，谁需要查询谁出具《查询函》，提供相关材料。
九、其他相关规定
各有关单位和个人，均应遵守《中华人民共和国档案法》、《湖北省档案管理条例》的有关规定，维护档案的安全，合理利用档案，对违反有关规定的行为，由退休人员档案管理机构依据《湖北省档案管理条例》报请有关部门惩处，情节严重触犯法律的还要追究其法律责任。
附：《宜昌市参保退休人员档案整理规定》（附件1）
《宜昌市退休人员档案要件登记表》（附件2）
《宜昌市参保退休人员档案移交表》（附件3）
《档案查阅登记表》（附件4）
《退休前被评为正（副）高职高级专业技术职称人员调整待遇申报表》（附件5）
《企业退休人员军转干部认定表》（附件6）
（宜昌市养老保险管理处周红兵）
附件1：
宜昌市参保退休人员档案整理规定
为做好全市退休人员档案移交的整理工作，根据原省劳动和社会保障厅、省档案局《关于印发<湖北省参保企业退休人员档案管理实施办法>的通知》（鄂劳社发【2007】47号）精神，制定本规定：
一、已按《关于做好宜昌市参保退休人员档案移交工作的通知》整理好的退休人员档案还应补充：
1、在原档案目录每一栏上标明每份材料的页码，下方加注“移交单位经办人”、“接收单位经办人，“年、月、日”等条目；
2、填好统一印发的新卷面上的项目后，夹在原档案面与档案目录之间（不装订）；
3、将档案材料归入原有的档案袋。
二、对未进行分类整理、立卷成册的退休人员档案整理：
（一）依照《宜昌市退休人员档案要件登记表》对档案材料进行分类。
（二）填写档案目录
1、类号和顺序号（如：第一类第1份，在目录上应登记为“1”）；
2、材料名称：要根据材料题目填写，若无题目的，应拟定题目，题目过长可适当简化，拟定或简化的题目，必须确切反映材料的主要内容或性质特点；
3、材料制成时间：要填写年、月、日，一般采用落款时间；
4、份数：以每份完整的材料为一份（包括附件）；页数；页码的计算采用图书编页法，每面一页；
5、档案目录下方注明“移交单位经办人”、“接收单位经办人”、“年、月、日”。
（三）归入档案袋
1、将填好的《档案目录》放在档案材料的首页；
2、将档案材料上放置统一印制的档案卷面、卷底内；
3、将整理好的档案材料归入原有的档案袋（不装订，便于生产数字化档案）。
三、档案卷面
卷面应注明“退休人员档案”字样，并填写“社会保险个人编号”、“姓名”、“移交单位编号”、“移交单位名称”等相关项目内容。
四、档案用品
《档案目录》由原管理单位按附件一的表样自行打印，《宜昌市退休人员档案要件登记表》（附件二）、《宜昌市参保退休人员档案移交表》（附件三）、《宜昌市参保退休人员档案移交管理服务协议书》（附件四）由市养老保险管理处统一印制，原单位、职业介绍中心到退管科领取。
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